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地方志资料的收集与整理

发布日期:2010-01-22访问次数: 字号:[ ]

                              北京市地方志办公室    

                                      前言

    地方志资料的收集与整理工作是地方志编纂的基础性工作,资料工作的质量直接影响地方志的编纂质量,因此做好地方志资料工作是编纂高质量志书的有力保障,每一位地方志资料工作者都要以高度认真负责的态度对待这项工作,为圆满完成第二轮地方志编纂工作打好基础。下面从五方面对地方志资料工作的重要性作进一步阐述。     一、地方志的概念:地方志是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。因此地方志是资料性著述。修志就是要留下历史的真实记忆,这就要求志书记录的是第一历史,就是原始资料。因此搜集掌握原始资料就是每一位资料工作者的使命。     二、地方志的性质:“政府主持,社会参与”是社会主义新方志的运作机制,因此地方志姓“官”,编修地方志是官职官责。经我们之手记录的史实将成为历史的证据,从这个证据中人们可以找寻社会发展规律,历史的脉络,人生的轨迹,因此我们记载的是信史。反过来,一旦我们记录的历史出现偏差、失准,那么后果可想而知,将造成人们探索社会发展规律,认识人生轨迹的路径弯曲甚至反转,我们也将成为历史的造假者,因此我们的责任重大,使命神圣,这就要求每一位资料工作者要抱着科学、严谨而虔诚的态度对待历史,这样才能将地方志资料工作做好,才能不辱使命。     三、地方志的功用:资治、教化、存史,其中存史是地方志最主要的功能,资治、教化是在地方志保存了大量有价值的史料基础上实现的,所以存史是地方志存在的根本。人类文明是靠积累、传承以致发扬光大的,编修地方史志使我国悠久的文化不至中断,一方文献得以保存。今天我们编修社会主义新方志,可以说是在重温历史,总结经验教训,为继往开来,建设美好的明天提供历史经验和决策依据。因此,地方志“存史”的功用,更具有深远的历史和现实意义。     四、第一轮修志过程中资料工作的经验总结:在第一轮修志过程中,政府的职能可以覆盖社会生活的主要方面,依靠各级政府部门和承担部分行政职能的企事业单位就可以较顺利收集到资料,并完成修志任务。这时期的突出特点:一是资料的来源渠道相对集中,基本由政府职能部门提供;二是资料内容基本能涵盖行业或事业的发展全貌;三是资料的获得基本是无偿的,靠行政手段可以获得所需要的资料。但是在第一轮修志中资料工作也存在较严重的问题:一是资料的来源过于单一,使一些志书修成了部门志或单位志;二是没有健全的资料使用与保管制度,在资料的使用上过于随意,缺乏有效的管理,致使不少收集来的资料,在使用后留入私人手中,成为私人著述的资料基础,为个人谋利,有的则散失或损毁;三是资料的再开发利用工作滞后,不少资料使用后就束之高阁,少人问津,造成地情资源的浪费。     五、第二轮修志中资料工作面临的形势:随着社会主义市场经济体制的建立,政府职能发生了相应的转变,第二轮修志中资料工作也将面临新的形势:一是原来由政府直接管理和赋予行政职能的各类社会组织,有的变成了自主经营的市场主体;有的职能缩小,业务不再涵盖全行业;有的合并或被撤消,造成修志资料的来源渠道由相对集中单一变为分散,资料内容的涵盖面由大变小举例;二是机构改革等因素造成资料的大量流失,特别是有关机构沿革的资料流失严重。以上各因素给第二轮地方志资料工作带来很大难度;三是随着计划经济向市场经济的变革,我们所处的社会环境也给资料工作带来了全新的工作理念,使资料的来源渠道和收集手段趋于多元化、社会化;四是信息化社会,各种先进的信息技术的应用,为资料的收集、整理和保存提供了技术保障;五是2006年国务院颁布《地方志工作条例》和2007年市政府颁布的《北京市实施<地方志工作条例>办法》对于地方志资料的收集、整理和保管都作了明确规定,在法律上为地方志资料工作提供了保障。     认真总结第一轮修志工作经验教训,深入分析当前所面临的新的工作形势与要求,北京市地方志办在拟定“北京市第二轮地方志编纂工作方案(征求意见稿)”中明确提出了各承编单位要建立地方志资料的收集、整理、使用和保管的长效机制,将地方志资料工作纳入规范化轨道,使资料工作贯穿于修志全过程,为进一步开发利用地方志资源奠定坚实基础。     地方志资料的概念     一、资料的种类:文字资料、口碑资料、实物资料     1、文字资料     志书资料主要来源于文字资料,而文字资料主要来源于档案资料、报刊资料和图书资料。文字资料以其数量大、内容丰富而成为编修地方志的重要资料。按种类划分主要包括5种:档案资料、资料性工具书、报刊杂志、私人著述、工商业统计资料。     ⑴档案资料:档案是社会成员(组织与个人)在其社会活动中直接形成并具有保存价值的原始记录。是编修志书最重要和最常用的资料。     ⑵资料性图书:对于地方志而言,所有具备史料价值的书,都具有参考价值,特别是资料性图书:如《当代北京》、《铁路发展四十年》以及概览、大事记、年鉴等类型的资料性图书,这些图书中涵盖大量第一手资料。(补充各行业自行出版的图书)。还有资料性工具书,名人辞典、地名辞典等。     ⑶报刊杂志:在断限范围内的各时期报刊上的有关报道、文章等。报刊资料也是历史活动的真实或曲折的记录,所载内容也是极其真实而又相当具体的,虽然也有失真的地方,但是基本情况和线索还是能反映出来的,尤其所记时间、地点、人物等多较准确,仍不失为珍贵的历史资料。在报刊选择上注重选择在各时期具有影响的正规报刊出版机构发行的党政机关报刊以及经济、文化、社会生活类报刊等,这些报刊办刊规范,有正当的消息发布渠道,具有权威性,涵盖丰富的社会信息,不仅能从中提取资料,还可为资料收集工作提供重要线索。      ⑷私人著述:重点名人笔记、回忆录、传记等。这些资料详细记录了当事人的社会活动轨迹,可信度较高,与口碑资料具有同等价值,成为修志资料的重要来源之一。     ⑸统计资料:是指工商业等社会各业的统计资料。统计资料能准确反映事物的规律和本质,是志书价值的重要体现。     2、口碑资料:又称“活”资料,是指存在人们脑海中,流传于人们口头上的资料,能够为一些湮灭的史实提供重要线索,成为修志工作不可或缺的重要资料。主要包括两类:     ⑴当事人回忆:有些事件发生年代并不久远,但其经过情况却不见记载,或者记述不清,而当事人或知情者仍然健在,他们的回忆往往有助于廓清史实。如改革开放以来的机构调整,人员变动等史实,在档案中有些记述不清楚,有些根本没有留存档案,这就需要找当事人进行了解。但要注意的是由于当事人回忆本身存在客观和主观原因,口碑资料需慎重采用。     ⑵歌谣、谚语、手机短信、网络语言等:它们简单生动,有些寓意尖锐深刻,同时也有夸张失实之处,须经仔细分析考辨,从中找寻社会的现状和事实的源流。     3、实物资料:指对实地、实物的考察、测绘、拍照、录像所取得的资料,形象生动,能真实、全面地反映事件和事物的面貌、本质和特征。实物资料的种类主要包括:     ⑴纪念物:入志所涉及实物资料中有很多是遗址、遗迹和纪念地,第二轮修志中现存实物更为丰富,特别是因城市建设而进行的拆迁改造,使一些古旧建筑正逐渐从地面消失,我们一定要赶在其消失之前将其原貌拍摄下来,作为历史留存。     ⑵音像:内容生动丰富广泛,具有较强的感官效果,可与其他资料互证。     ⑶图片:包括地图、图纸、统计图表、新闻图片、人物照片、实物照片等。根据志书内容需要,选择随文或前插图片,使志书图文并茂,增加志书的资料价值和可读性。     总之,资料形式不同,收集方法有别,用途各异。但只有广征博采、兼收并蓄,尽可能全面地收集各类有关资料,才能在此基础上编纂出高质量的志书。     二、地方志资料的要素     主要包括:时间、地点、事件、人物、过程。如果说资料是志书的生命,那么时间就是资料的灵魂;而地点、事件、人物、过程等则是资料的血肉。     1、时间:事件发生发展的时间范围:发端、转折、结果、阶段。     2、地点:事件发生发展的空间范围:发端、转折、结果、阶段。     3、事件:要给出权威的、准确的概念,重大的政治事件要与党中央作出的定性保持一致。如“七七卢沟桥事变”,不能称“七七卢沟桥事件”  “1989年春夏之交北京发生的政治风波”,不能称“六四事件”或“六四风波”。     4、人物:事件的主体,注重典型人物在历史进程中的作用。     5、过程:用事实资料记述事件发生、发展以及结果或阶段性结果的具体情况,注重典型事件的记述。(京张铁路)     地方志资料工作的步骤(组织领导)     一、制订资料收集篇目。按本系统或单位职能和业务范围制订资料收集篇目,使资料收集工作规范化、条理化。     二、按篇目内容向各相关部门分配资料收集任务。有条件的单位可以组织一支资料收集队伍。     三、开展资料收集人员业务培训。可以参加市地方志办组织的培训,也可以自行开展培训。     四、鉴别和整理资料。要求在资料收集过程中,要随时鉴别,随时整理和保存,在资料收集到一定量的情况下可以编纂出版资料长编,为日后撰写志稿做好充分准备。     五、使用资料。按资料收集篇目要求和资料工作时间节点完成资料收集与整理工作后,要开始志稿的撰写工作,将资料经过精选加工后应用到志稿中,在应用过程中仍需要不断对资料进行补充调整,因此资料工作贯穿修志工作全过程。     资料的收集     一、资料收集的原则:广征博采、有闻必录、巨细皆收 这个原则是从古至今方志界的共识。清乾隆年间的方志学家章学诚认为:一方之文献,若不及时搜罗,资料的利用将捉襟见肘,而未能及时收集的资料将被淹没而不再为人所知。民国行政院参事吴宗慈在他的《修志丛论》中主张“有闻必录,有录必详”。     二、资料收集的范围 :包括时空范围和纲目范围     1、时空范围:地方志是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。因此,在收集资料的时空范围上要把握好区域性、时限性、广泛性,就行业志而言还具有行业性等几方面。     ⑴区域性:是指以所要编写的志书的区域范围为限,这是修志的前提,弄清楚记述范围,可以避免不分内外,漫无边际的资料收集行为,更重要的是可以突出地方特点。当然这并不是要排斥范围以外的资料,这种资料可以用来作为参考资料或对比资料,但这不是资料收集工作的主要任务。     ⑵时限性:指以收集志书编纂方案规定的时限以内的资料为主,并本着“详近明远”的原则进行收集,尤其对于新生事物的沿革资料要探本溯源,要将起始背景交待清楚(举例工会为例)。     ⑶广泛性:地方志又称为“一方之百科全书”,是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献,因此广泛性是地方志的基本属性之一。     ⑷行业性:就行业志而言,要囊括本行业所经营范围内的各个方面。只有这样才能全面系统的反映行业的发展规律和特点。     2、纲目范围 :为收集资料而设计的资料收集框架,收集的资料内容应大致在这个范围内,便于资料内容的系统化、条理化。 资料工作的初始步骤就是要拟定资料收集篇目或提纲,以篇章节目的形式编排,包括资料的收集内容,各项内容之间的逻辑关系等,是在时空范围的基础上,经过系统化、条理化而制定的资料的结构框架。同时这个框架也是志书篇目的雏形,通过这个框架,可以明确目标、分工、进度、方法以及轻重缓急次序,可以达到事半功倍的效果。最终根据资料收集情况,经过不断的修改完善而形成志书撰写篇目。     三、资料的获得渠道     1、内部渠道:是指本系统或本单位的资料储备,重点是档案。承担修志任务的各单位的档案部门,主要收集保管本系统或单位档案,包括各年度、各类总结、简报、调研报告、会议记录、任免名单、部门规章制度、工作细则、统计报表等,这些档案都是本系统或单位历史活动的真实记录,内容系统全面,资料含量大,要认真对待。查找时应注意将与资料收集篇目有关的档案作为重点,要仔细查阅和摘录,对于与篇目关系不大的档案,可作为一般性浏览,以免遗漏。     2、外部渠道:是指社会上的档案馆、图书馆、方志馆以及相关单位、地情资料库以及社会团体和个人等。     四、资料的收集方法:几种常见的收集方法     1、内部动员:广泛发动系统内部或本单位各个职能部门提供资料。首先要明确,修志工作不只是本单位修志机构的事,而是全系统或单位需要共同参与的工作。系统内的各职能部门是各项工作的直接组织者和参与者,他们掌握大量的业务资料,特别是第二轮修志下限,由于与第一轮志书下限时间间隔短,大约15至20年时间,因此这个时限内的大量的工作记录掌握在各职能部门中,业务资料也相对齐全,其中有些已形成档案进行保管,还有相当部分工作资料作为一般性资料搁置,时间久了,可能作为废纸处理或散失。因此,要广泛发动各职能处室及时提供资料,这需要认真贯彻学习条例精神,要求主要领导高度重视修志工作,全系统或单位要积极行动起来,单位领导应责成有关处室确定专人负责向本单位修志机构定期提供资料,要将地方志工作纳入目标管理范围。旅游局等。部门提供资料的方式包括:     ⑴根据资料收集篇目所列章节,分解下发到相关处室,作为各处室承担的修志任务,定期向本单位志办报送资料。     ⑵有条件的单位可以编纂年鉴的方式,由各处室按所承担的内容,对资料按年鉴体例要求做初加工,以年鉴条目形式报送。     ⑶发动各直属单位编辑本单位或部门志资料汇编。如第一轮修志中北京市饮食服务集团有限责任公司发动和组织公司直属的25个单位,由百余名专兼职编辑人员用3年多时间编成饮服集团《企事业单位部门志汇编》,成为撰写志书的基础资料。 各处室的广泛参与,是各分志资料收集和撰写工作的捷径。因此为鼓励各处室的积极支持与配合,各分志办可定期编发修志简报,及时向单位领导和各部门通报资料工作进度,对于工作较出色的处室要公开表扬,这样对工作开展会起到促进作用。     2、外出查访:以外出查阅、走访、座谈等形式收集资料。     ⑴查阅书刊资料:书籍报刊,特别是记载本地区、本系统情况的书籍和专业性报刊,是本地区或本行业社会活动的直接记录,成为资料收集的重点之一,查阅时可分为有目标性查阅,即要先了解哪些书目报刊中可能存在所需资料,然后列出书目和报刊目录,直接到图书馆或资料所在机构查阅,这样查阅目标明确,可以提高工作效率(如编修《北京饮食服务志》就先后查阅了《商业文化》、《国际食品》、《烹饪技艺》、《中国烹饪》、《餐饮世界》等16种杂志,共159本)除注意文字资料外,还要格外重视数据资料的收集,如人口普查、地名普查、土地资源普查、农业普查、工业普查、产业普查等,这种资料具有权威性,可直观的揭示事物本质和规律;另一种是无目标性的盲查,即尽可能的寻找线索(举例火车),不放过任何可能,所谓广征博采,巨细皆收,当然应以前者为主。     ⑵走访、座谈:走访、座谈是口碑资料的主要收集形式。收集当事人口述资料要把握“三亲”原则,即:亲知、亲闻、亲历。主要采取三种方式:一是请进来,即通过举行座谈会,邀请有关人士参加,通过座谈的形式,了解情况,并认真记录整理,考证后存档以备撰写志稿时使用。二是走出去,修志人员登门拜访当事人。这种方法使当事人可以不受拘束,尽可能多地回忆当时的情况,且还可以让其家人协助回忆,效果较好。如《北京饮食服务志》在饮食篇的资料收集过程中,先后走访了近百人,其中访问了御膳饭庄的经理,向他了解了满汉全席的历史和满汉全席的菜单。三是约请有关人员撰写回忆录。二轮修志的优势在于口碑资料的获得较容易,因两轮志书时间间隔较近,我们中间的每个人都可能是过去,今天和未来的某个事件的知情者或当事人。在此建议大家,从现在起用修志者的眼光将你亲知、亲闻、亲历的重要事件记录下来,你将成为历史的见证者,也是历史的记录者,这样我们的资料收集工作可以变被动为主动。(举例张委员文第3页)     3、行文征集:以信函的形式收集资料。根据《条例》中第十一条款所要求的“县级以上地方人民政府负责地方志工作的机构可以向机关、社会团体、企事业单位、其他组织以及个人征集有关地方志资料,有关单位和个人应当提供支持。”把散失在社会上的各类相关资料,通过广泛发动社会力量,多方寻找线索,进行征集,可通过发函或在媒体上发布征集信息的方式进行索取,也可通过互联网,进行网络征集等等。(举例张委员文第3页)     4、利用地情资源 :充分利用方志馆馆藏资料以及图书馆、档案馆的地情资料库等地情资源,我国已有数十个省份建立了方志馆,北京也将建立方志馆,还有省情、地情资料库以及行业所建的数据库等,它们声、像、图、文并存,可通过计算机、互联网检索获得,并可直接存贮或编辑,应用十分方便。北京档案馆,主要包括了从明清到中华人民共和国成立后各时期的档案资料,涉及政治、军事、经济、文化教育、体育卫生、宗教等各个领域,是一个综合性档案馆;城建档案馆,涉及城市规划管理、城市勘测、城市建设管理、城建工程设计、市政公用设施工程、城市管线工程、交通运输工程、水利防灾工程、民用建筑工程、园林绿化、名胜古迹、人防工程等类别,是我国规模大、馆藏丰富、设施齐全、技术一流的现代化城建档案馆;中国电影资料馆,致力于中国电影资料的收藏,其中设有北京电影资料库;北京地税档案馆,是全国首家省级税务档案馆,存放自北京地税局成立以来的各类税务档案。(举例张委员文第4页)     五、资料收集工作要把握的三个要点     1、争取单位领导的有力支持和各部门的积极配合。     2、资料收集要先近后远,先内后外,先活后死。遵循“先近后远”的原则,先查阅本区域内的档案馆,行业志可查阅本行业的档案机构。     3、资料收集后要及时整理,为使用做好准备。     资料的鉴别     一、资料鉴别的基本原则:无证不信、言必有据     采用科学分析的方法,不少历史上的事情有多种说法,要弄清一件史实,一定要注意充分掌握有关事实证据。若没有充分的证据,不能轻信,尽量不用孤证资料。但是孤证并非绝对不能用,特别是在材料不足时,有一条孤证总比没有好,但用时要注意几点:一是与其他有关的可靠史料没有矛盾;二是内容合乎情理;三是使用时,在提法上要留有余地。举例     二、考证资料应注意的几点事项:一是考证资料时应保持资料原貌,不要在原始资料上任意涂改。二是对于不完整的资料,如资料内容缺漏或引文不全,导致意思上不完整,在确知其史实的情况下可进行增补,增补的部分可用[]括号,以示区别。三是考证过程遇到疑难问题,不要轻易下结论,可先搁置一边,注明存疑,待进一步考证,切忌擅下断言。四是遇到外文或少数民族文字,要准确引用。一般要译成汉文,特别是名称,要用社会惯用的名称表示。如约翰、亨利、拉登等。     三、资料鉴别的一般方法     1、书证:把有关同一事物的不同记载进行比较对照,以文献证文献,用甲书上的资料辩证乙书上的资料,求得准确或接近准确的结论。     2、物证:以实物资料来订正文献资料或口碑资料,这种订正一般比较可靠。     3、人证:以口碑资料来印证、纠正文献资料。这种方法宜谨慎使用,不要轻率地用活资料否认死资料,因为人的记忆存在偏差和主观性,重点要把握好三亲原则。     4、理证:以个人学识和逻辑方法辨别资料的真伪,一般在缺乏佐证的情况下使用。举例     5、排比对证:即对有关同一问题的各种资料进行相互对照比较,发现矛盾,深入研究,本着实事求是的原则,多方求取确证,这是核实资料的重要方法之一。采取这种方法,在各种资料之间发生矛盾时,一般处理原则是:图书资料和档案资料有矛盾,应以档案资料为准;内部资料和外部宣传报道有矛盾,应以内部资料为准;亲身经历者的资料和旁知者的资料有矛盾,应以亲历者资料为准;当事主管人的资料和参与者的资料有矛盾,应以当事主管人的资料为准;距历史事件时间、地点近者资料与远者资料有矛盾,应以近者为准。但是也要注意问题的复杂性,不能机械的搬用上述原则,一定要坚持实事求是的态度,无论采取哪一种方法,对一些暂时无法印证的,宁肯存疑,留待以后查证,也不要主观臆断。     四、不同类型资料的鉴别:档案资料 、报刊、网络资料 、年鉴资料 、口碑资料、图像、照片资料     1、档案资料:档案资料虽然可以作为第一手资料,但是档案中也会有虚假记录或因档案记录者的失误造成的差错,所以对档案资料也要经过认真考证。具体方法:一份档案资料,一般都有制成文件、机关、时间、收发文件时间、领导签署时间、领导者签名、机关印信等要素,通过对这些方面的鉴定,来判断其文件内容是否可靠。每份档案都有其生效时间,除了档案原件上标明的时间外,我们还可以从档案内容中加以判断,两者对照以辨真伪,因为在生效时间之后发生的事件及影响就决不可能在文件内容中出现。除此之外,还可以寻找其他文字资料或寻访当事人知情者加以核实,这样能及时发现问题,订正错误。     2、报刊、网络资料的考证:报刊、网络资料往往对人物、事件经过情况的报道比较详细,但这种资料又是一种倾向性明显的资料。各报刊及网站的宗旨、风格等各异,有些事件众说纷纭,莫衷一是,令读者无所适从。因此,要对报刊资料详加考证。报刊资料的考证方法:首先要熟悉每种报刊的宗旨、性质(政论性的、大众娱乐性的)、功能等,这些决定了报刊具有的倾向性,这样能帮助你判断其报道中是否真实,有无夸张或回避的地方。报刊能为我们提供比较具体的资料线索,通过线索我们可以寻访到知情者,从他们的回忆中寻觅真相。     3、年鉴是地方志主要资料来源之一。运用年鉴资料入志,应注意各部门在记述同一事件时有无不一致之处,有的事件跨年度,可综合比较。有的年鉴行文有宣传意味,注意改用。尤其是数据资料以及综合性条目、典型性条目之间记述有出入的地方要充分印证核实。     4、口碑资料来自个人口述,由于口述者记忆不清楚、认识片面或有意回避掩饰等现象,会造成口述失实,可利用多种资料加以印证。     5、图像照片资料是实物资料的一种,它们形象逼真的再现了历史事件的情景,收集时要弄清资料来源,尤其是资料的说明文字或标签容易散失或错位,不能张冠李戴,闹出笑话,损害资料的真实性。     总之,搜集到的资料,首先要保证准确无误,避免在传递环节中信息失真。其次,遇有问题的资料要千方百计利用各类资料和手段进行考证,还事实的本来面目。     五、资料考证的结果 :资料经过考证后大致有四种情况:全真、全伪、真中有伪、伪中有真。一般全真、全伪的资料较少。真中有伪,伪中有真的资料较多。因此,我们一定要在 “严”字上下功夫,做到去伪存真,去芜存菁。江苏省《如东县志》根据资料收集工作实践,写成一首《考据歌》:要资料,尚易寻;考真伪,最要紧;谣与传,不可信;摘消息,须佐证;取结论,看起因;逢数字,究其准;遇年月,阴阳分;用原件,细辩认;内容杂,需理清;若怀疑,在咨询;有苗头,穷追根;去假象,求其真;跟梢不清勿轻用,要对人民负责任。这是对资料工作经验的高度总结和概括。     资料的整理     经过考证的资料若不加以摘录、分类和纂辑,将会造成资料的堆积、混乱,使用极为不便。整理资料的意义在于:一是熟悉资料,整理资料的过程实际上是主笔人熟悉资料并且为将来正式编写进行构思的过程,因此这是资料工作的一个重要环节。二是检查资料,在熟悉资料并将资料分类的过程中,通过对资料的筛选、鉴别、调整,能发现资料的正误、缺失,达到去伪存真,去粗取精的目的。三是保存资料。经过整理将资料保存下来,不仅为修志工作提供方便,而且还为写史、开展地情研究及咨询服务等提供资料积累。资料整理的方法主要包括:摘录法、分类法、纂辑法。     一、摘录法:根据资料收集情况,选择不同的卡片摘抄,卡片通常分为四类:一是原文摘记卡,用于文献资料有关原文的摘记和抄录,包括编目、形成时间、题目、内容、种类、资料出处、流水号、摘录时间等。二是资料索引卡,用于查找书目、作者、人物等,内容包括资料标题和其出处,即资料源出之书刊号、起止页、行等。三是书目卡,用于记载主要文献收藏情况,包括书名、版本、出版日期、章节数、页数、出版社等栏目。四是资料摘要卡,用自己的话概括出有关资料的内容大意,包括文献名称、作者、形成时间,版本、内容提要、摘录人、摘录时间等。在实际的编修工作中原文摘记卡和资料索引卡应用较多。摘录资料,应严格遵守一事一卡的原则,如一则资料分别包括几件事,当另立卡片。同时摘录卡片可充分利用电脑技术,可建立资料库和电子卡片,卡片内容要包括上述各项。     二、分类法:资料分类是一项科学性、技术性兼重的工作,应该根据资料内容的科学属性以及资料的形式、体裁、时间等特点具体划分,目前比较常用的有四种形式:一是按主题分类,根据已设计好的收集资料篇目或志书篇目,给每份资料归纳一个简要贴切的主题,再做成卡片,按主题分类保存。二是按时间分类,以资料所属年代为划分标准,逐条排列,再在各时期之下按主题区分。三是按事件始末分类,将一个事件发端、经过、结果等资料汇集在一起。四是按材料形成分类,将资料分成图书、报刊、照片等类,这种分类方法有助于资料的保管。     以上各类形式中,主题分类法是最基本的,时间分类和事件始末分类次之。     三、纂辑法:对于所收集的资料,进行分类组合编排,使资料系统化、条理化。最常见的方法是编纂资料长编和年鉴等。根据志书内容需要所收集来的资料数量庞大、内容丰富,经过修志人员的分类整理,变得易于保管和检索,但是就整体而言,它们仍是未经编纂的原始资料,此时编写人员对各种资料之间的内在联系尚未把握,所以,虽然已经拥有了资料,但严格说来,还没有占有资料,若就此匆匆撰写志稿,势必会影响志书质量。如何解决这一问题?编纂资料长编是最好的办法。以下重点介绍资料长编的编纂方法。     资料长编在《中国历史大辞典》解释为:“长编,详细汇集编排历史资料,以备删定成书之用的底稿”。     1、资料长编的特点:从形式上看,资料长编仍是由一条条资料组成,但它已经过修志人员的思考加工,是严格地按照志书的资料收集篇目编纂而成的,它使相对孤立的资料之间具有了内在联系,并达到系统化,条理化,与通过分类、摘录而简单组合的资料有着本质的区别。但是,资料长编也不同于志书初稿,因为从框架到内容还只是停留在资料的粗加工阶段,还需修志工作者在长编的基础上,根据资料占有情况和志书内容要求,对框架作进一步调整修改,对资料做进一步的精简提炼,从而形成志书初稿。     2、资料长编的作用     ⑴及时检验资料,促进资料收集工作。在编纂资料长编过程中,经过对资料的逐条甄别,能发现缺漏和讹误的资料,可以及时采取措施加以补充和改正。     ⑵有助于完善篇目框架。志书篇目的确定取决于资料的占有情况,在原资料收集篇目基础上,根据所掌握的资料可以决定篇章节的取舍或更改,从而进一步理顺各级结构间的逻辑关系,为最终形成初稿打下基础。     ⑶提高修志人员对资料的驾驭能力。资料长编的形成过程,是修志人员熟悉掌握资料的过程,通过对资料的深入解读,完成对资料的筛选、鉴别工作,从而提高修志人员驾驭资料的能力,为撰写志稿做好准备。     ⑷资料长编是志书编纂过程中形成的重要工作成果。资料长编由大量经过粗加工的资料组成,其资料含量高出志稿好几倍,可以系统地保留更多的地情资料,并且每条资料都注明出处,便于查找,从某种意义上讲,资料长编的价值更高。 所以,资料长编在修志过程中具有举足轻重的地位,不仅是志书编纂过程中必须完成的重要环节,而且是试写志稿的前提和修好志书的基础。     3、资料长编的编纂     在资料基本收集齐备并经过考证的情况下,以资料收集篇目为框架,修志人员便可着手编写资料长编。     ⑴资料长编的编纂方法有撰写体和纂辑体之分,所谓“撰写体”即是由编写者用自己的语言综述资料,但此法不利于原始资料的保存,弊大于利,建议不宜采用;所谓“纂辑体”即由修志者在事先设计好的资料篇目框架下,将资料原文照录,在必要处加连接词或作简要说明,这种写法条理清楚,简便易行,能保持原始资料的面貌,存史价值高,是目前较为普遍采用的方法。     ⑵资料长编录用资料可分为三类,即入志资料、背景资料和参考资料。第一,入志资料是在大量原始资料经过分析、筛选考证后挑选出来,属于篇目范围的、准备入志或可以提炼入志的,与人、事、物主题有比较直接关系得资料;第二,背景资料是指不单独入志的,与主题有间接关系的时代背景介绍、重要方针政策文件等资料,有助于说明入志资料;第三,参考资料是指经过筛选,与主题虽然没有直接关系,但尚有一定参考价值的其他资料举例。入志资料需原文照录,不加更改,背景资料和参考资料有的只要编出目录索引就行,不必都照抄原文,对于某些考证过程可较为详细地加以说明。对于某一问题有多种说法的资料,经过考证正确的或合理的说法,但对于这些考证资料要在长编中详列,考证的结果要准备写入志书中。考证无法确定的,要多说并存。     ⑶资料长编中资料的编排方式主要有:按时间编排曰“编年体”;按事件编排曰“纪事本末体”;按人物编排曰“纪传体”等等形式多样。但资料长编最常用的编排方法仍是将各类资料通过筛选后,按最后修订过的篇章节目的格局对号入座,然后按时间顺序记述具体内容。     4、资料长编编纂中需要注意的问题     ⑴资料长编的资料选择宜专、宜实,紧扣主题,言必及事,忌用空话、套话和与主题无关的话。     ⑵资料长编在所列资料之后,必须详细注明资料出处,可用括号标出。若资料出处为某种书刊,则应注明出版单位、版本、页码、起止行次等,以便日后核对查找。     ⑶有些资料原文含义不清,时间、地点、称谓省略或有明显的错漏,编者要根据考证结果加以必要的说明,说明语用括号分出,也可在资料前后采用小标题、按语等形式标明。     ⑷对于篇幅较长或零碎的资料可以采取删削或连缀的办法载录一些资料照原文抄录显得冗长,可以将其中与主题无关的部分删除,使篇幅得到适当压缩。对于一些零碎的资料,根据其涵盖的中心意思同类合并,连缀在一起以从不同角度共同说明一个主题。但是两种方法在使用时必须慎重,删削不能过分,造成意思不完整,语焉不详;连缀必须注明出处,以备查考,同时要注意资料相互间的逻辑关系,使同一主题内容表述不致相互矛盾。举例     ⑸一则资料若能说明不同问题,可分别使用。举例     地方志资料工作者的素质   一、严谨科学的工作态度。一切从实际出发,解放思想,实事求是,不迷信,不盲从,顾全大局。     二、敏锐的资料意识。培养对资料的敏感性,能够随时随地发掘身边有价值的资料,并及时收集积累。举例于丹密码     三、弃而不舍的敬业精神。追求资料的真实、系统、完整,尽量避免资料的遗漏、缺失和讹误现象。     地方志资料工作任重道远,它是个阶段性强,但又是连续不断需要长期开展的工作,它不仅是每一轮编修地方志的基础性工作,而且还是辅助领导决策,开展社科研究,进行地情咨询的重要保障。因此希望每一位资料工作者,要以对历史负责的态度,勇于承担重任,用我们的真诚和勤奋为后人留下真实的历史记录。
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