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关于做好区志组稿资料归档工作的通知

发布日期:2012-03-26访问次数: 字号:[ ]

  鄞志办〔2012〕 1

 

 关于做好区志组稿资料归档工作的通知

 

各镇(乡)政府、街道办事处,区级机关各单位:        

国务院《地方志工作条例》第十四条规定,在地方志编纂过程中收集到的文字资料、图表、照片、音像资料、实物等以及形成的地方志文稿,应统一管理,妥善保存,不得损毁。截至目前,区志组稿工作已基本结束。这项工作中形成的大量文件材料是各单位编史修志工作的真实记录,具有重要的保存价值和查考利用价值,必须加以整理归档。现就做好区志组稿资料归档工作的有关事项通知如下:

一、做好区志组稿资料归档工作的重要意义

   《鄞州区志》修编是撤县设区以来规模最大、统一性最强、最具权威性的地情汇总工作,收集好、整理好、保管好和利用好区志的档案资料,有利于全面准确反映鄞州的历史与现状;有利于各级各部门研究区情,为促进经济和社会发展提供历史借鉴和科学依据;有利于社会大众了解鄞州、认识鄞州,充分发挥其“存史、资治、教化”功能。如果未能整理保管好,造成资料散失,将给后人留下不可弥补的遗憾。

二、归档资料的收集范围及保管期限:

1.修志的安排意见、会议材料等(永久);

2.编写工作计划、提纲、历次审稿意见、志书初稿、重要修改稿、定稿(永久);

3.摘抄的文献资料、档案资料等(永久);

4.征集的有关历史照片、录音带、录像带、日记、笔记、回忆文章、公私函电、碑文、书刊、采访笔录及口碑资料(永久);

5.编写工作中形成的简报、通讯等(10年);

6.编写工作中形成的情况汇报、大事记等(永久);

    7.其他具有保存价值的文件材料(比较重要的永久,次重要的10年)。

三、工作要求:

1.各单位应加强对修志文件材料收集归档工作的组织领导,要充分认识对其整理归档的重大意义,要指定专人负责,明确职责,认真做好修志过程中各种文件材料(包括纸质文件、照片、音像材料、电子文件等)的收集和整理工作,确保文件材料的齐全、完整、准确、系统。

2.归档材料要注明资料来源,具体要求如下:

    1)收录文献(著作)资料的要素:作者、书名、出版地、出版单位、出版日期、版次、卷(册)号(期号)、页码;

    2)收录档案资料的要素:收藏单位、案卷号、目录号、全宗号、篇名,有作者或单位的要写明;

3)收录文书资料的要素:发文单位、文种、文号、密级、文件标题、发文日期;

4)收录报刊资料的要素:作者、文章标题、报刊名、刊发时间、版次;

5)收录网络资料的要素:作者(或署名),文章名称,网页地址、日期,属于特定栏目的要注明栏目名;

6)收录口碑资料的要素:被采访人单位和姓名、采访主题、采访时间、采访地点、采访人;

7)收录图片资料的要素:图片标题,作者,拍摄时间、地点、图注。

3.各单位的组稿资料应按档案工作相关要求,由主要撰稿人进行分类整理:文字材料归入当年文书档案,一文一件整理;照片、音像资料归入声像档案;相关参考书籍归入图书资料。整理完毕后,交由综合档案室集中统一保管。归档完成后,所有涉及区志档案的目录要建立区志专题目录,并传真至区地方志办,其电子目录(excel形式)发送至电子邮箱:yzqdfz@126.com ,区地方志办汇总各单位目录,编制总目录,建立目录数据库,以备查考。

4.年底,区档案局和区地方志办公室将把这项工作作为档案和史志工作年度考核的重要依据之一。

5.联系电话:2880208287525696;传真:28802080  

 

附件:文书档案归档文件目录excel表头

 

宁波市鄞州区地方志办公室

宁波市鄞州区档案局

2012323

 

 

 

 

 

主题词:地方志  档案  保管  通知

  抄送:宁波市人民政府地方志办公室、宁波市档案局

  宁波市鄞州区地方志办公室         2012年3月23印发

 

附件:

文书档案归档文件目录excel表头

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