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年鉴条目的撰写

发布日期:2015-05-13访问次数: 字号:[ ]

年鉴条目的撰写

汪嫣娜

 

条目是年鉴的细胞,是年鉴构架的最基层组织,也是年鉴内容的最直接表现形式。条目不仅构成年鉴的基本内容,而且决定了年鉴的质量。一部年鉴编得好不好,在指导思想端正、框架结构科学、记述内容合理、编排校审认真的情况下,就看其条目质量如何。要提高年鉴的编纂质量,关键是要提高条目撰写的质量。

一、条目的定义

什么是年鉴的条目?对于这个问题,年鉴界有各种说法。但大体认为有以下几个特征:条目是年鉴的主体;条目是构成年鉴的基本单元;条目是年鉴的主要表现形式;条目是独立主题及其完整资料的载体等等。

根据这些特征,我比较认同的年鉴条目定义是:年鉴条目是以年度事实和资料为主题记载客观事物的独立信息单元。这一定义有以下几层含义:

“年度”二字,体现了年鉴的年度性,它所记述的主要事实、事件应是本年度内发生的。“以事实和资料为主题”,反映了年鉴条目有别于其他工具书的资料性。也就是说,年鉴是资料性工具书。“客观事物”,指记载对象人、事、物的客观性。条目用纪实的手法,实事求是地反映客观存在的情况和事物,让事实说话。“独立”是有别于栏目、分目的群组性、集合性而体现的独立性、单一性、排他性。条目一事一条,独立成篇。“信息单元”指条目反映的是一种可传递信息,而且是承载信息的整体架构中的一个基本单元。

二、条目的特性

根据年鉴条目的定义,我们可以把条目的主要特性概括为三点:年度性、资料性和独立性。

1.年度性。这是对资料主题的限定,即明确年鉴条目的收录范围和时限。条目的选题选材以年为限,着重记述年度内的事情,时间上限是当年的1月1日,下限为同年的12月31日。一般不追溯历史,对未来也不作展望预测。对尚在计划之中,年度内未付诸实施的事,条目不予记载。跨年度的大型建设项目和科研攻关项目,一般要等到项目完成之后再记载。对其中已取得重要阶段性成果的,有时会设专条反映。这是为了提高条目内容的时效。

条目的年度性,并不绝对排除跨年度的资料。但在处理年度资料与跨年度资料的关系时,要突出年度特点。如有些反映某一建设项目、某个机构的条目,时间跨度会扩大至工程开工和机构成立的时间。这是从资料的完整性出发,反映事物的来龙去脉。但在反映跨年度资料时,要以年度性为基础。如:反映某一跨年度的大型建设项目,条目选择工程完工年份进行反映,符合年鉴选题选材的时限。但在内容上,不具体列写过程、不分述每一年的施工情况,而是归结到竣工年份综合加以反映。这样,就较好地处理了条目题材的年度性与反映对象跨年度的矛盾,突出了条目的年度特点。

条目在不含跨年度资料的情况下,同样要突出年度特点。这是由年鉴的性质决定的。年鉴年年出,条目年年写。如果条目内容年年都是老面孔,或仅变换一下数字,其对现实世界的反映能力就大打折扣。因此,条目编写强调常编常新,以新鲜活泼、富于时代特点的内容来提高信息价值,吸引读者。首先,要以新颖主题入条。这些主题反映的是年度内新出现的事物、事件或现象,本身就具有年度特点。其次,选材求新。有些选题在年鉴里相对稳定,但内容逐年更新。通过对年度特点的反映,条目内容实现吐故纳新。有些题材的年度特点不很明显,就采取多讲新变化、新做法,少讲或不讲老一套的办法,使条目呈现新面貌。

2.资料性。年鉴是资料性工具书,而条目是年鉴内容的主体,资料性理所当然地成为条目的特性之一。条目用事实和数据说话,具有真实性和客观性,使读者从中得到有用的信息资料。条目的资料性体现在以下两个方面:

一是记实。条目从标题到正文都有很强的记实性。条目用事实说话,一般是“述而不作”,寓观点于记述之中,避免夹叙夹议。条目也不以作者个人好恶来取舍材料,避免感情色彩和宣传色彩。二是记要。对客观事实择要而录,是条目资料性的深层含义。条目面对的事实,是大量的、繁杂的,条目不需要、也不可能全部加以反映,因此就存在着一个去粗取精、去伪存真的选择过程。这种选择,既有对主题的选择,又有对说明主题的内容材料的选择。

3.独立性。条目是可供独立检索的信息实体。读者利用年鉴,常以条目为直接检索对象。栏目、分目这些层次只起对条目进行分类编排的作用。条目内容独立成篇。条目由标题和正文组成,结构完整、严谨。每个条目,都有说明主题的事实和数据。记事条目一般能做到时间、地点、事主、事情、原因和结果各项要素俱全。并列的条目,处于框架结构中的同一层次,地位平等,不存在从属关系和主次关系,内容不互相包容。从这一点上看,条目无异于一篇独立完整的文章。

三、条目的类型

年鉴条目由于内容性质的不同,可分为不同的类型。按其基本资料所涉及的范围可划分为两大类:一是综合性条目;一是专题性条目,专题性条目也称单一性条目。综合性条目主要有“综述”和“概况”;专题性条目按其反映对象,又可细分为重大活动、会议、机构、科研成果、工程、竞赛、事故、人物,等等。

1.综合性条目。综合性条目是一种特殊条目,一般列于专题性条目之前,是宏观记述年度内某一部门、某一领域、某一区域的全面情况,为读者提供综合性、概括性的信息,反映“面”上的情况,使读者对全貌一目了然。要求全面、概括,不遗漏重要内容,也不过于琐碎具体,防止空洞无物和残缺不全两种倾向。要写好综合性条目是件很不容易的事,因为它写的是复杂事物的年度总体状况,要把纷繁复杂的事物全貌、全情概括清楚。要注意写作时不能全是空话套话,而没有具体内容。全是空话,没有数据、没有信息资料,会削弱年鉴的可读性。

综合性条目的表现形式主要有综述、概况两种类型。它们都承担着宏观反映事物的任务,都具有综合性、概括性较强的特征。但两者统领的范围不同。综述是以栏目对象为中心主题,是对整个栏目的概括记述;概况是以分目对象为中心主题,是对某一分目的概括记述。综述条目偏重于揭示年度内事物发展变化的特点及其趋势,概况条目偏重于勾勒事物发展变化的基本面貌。由于反映的着重点有所不同,这两种条目在选题选材、内容要素等方面也有所区别。

(1)综述。年鉴的“综述”,置于栏目之首。从结构层次上来说,它不属于条目,而是分目,是设在栏目下的第一个分目。综述可以根据需要而设。综述条目既具有综合性条目的共性,又有其自身的个性。它最显著的特点:一是综,二是述。  “综”,即综合概括;“述”,即适当分析与评述。一个部类的综述,通常在宏观上概括部类所属行业年度内的全部重要情况,居高临下,将各有关方面的新成就、新进展、新经验、新问题等进行归纳总结,浓缩展现。同时,通过比较分析,揭示事物的发展规律及其趋势,为读者提供既系统又精辟的信息资料。

(2)概况。“概况”,置于分目之首,是设在分目下的第一个条目。概况也可以根据需要而设。一般情况下,每一个分目下都应设“概况”条目,除极个别以外。因为它对于增强年鉴的综合反映能力具有重要作用。概况条目要在宏观上反映行业的全面情况,其内容必须具备四个要素: (1)行业基本情况;(2)年度内实现的主要指标及取得的主要成绩;(3)行业发展变化的新特点;(4)存在的问题。“概况”的信息是经过综合概括和筛选的信息。“概况”与一般记事条目有所不同,后者的内容是记述具体的事物,要求事主、时间、地点、事情经过和结果等内容要素不但周全,而且尽量具体。而前者的内容是行业的概貌,一般只能给人们了解该行业的第一印象,或者提供有关该行业情况的若干线索。

2.专题性条目。专题性条目,是年鉴的主体形式,所占篇幅最大、数量最多。主要反映一个行业、一个部门某一侧面的情况。着重于微观层面上的反映,选材新颖,是年鉴每年面貌更新的主体。它具有两个明显的特点:

一是选题选材单一。单一性条目,着重记述具体的人、事、物,其主题、内容乃至条目的标题都具有很强的专一性,一事一条,一个条目记述一件事情,不涉及与主题无关的其他内容。条目选题要有针对性,多记述本行业的基本情况和年度成就,少出现单位自身建设、内部规章制度、对某个重要文件或会议的贯彻学习等内部信息、共性内容;多记述“新”、“特”、“第一”等事物,少出现每年均有的常规性内容,如召开例会、举办常规性活动等。二是内容记述具体。单一性条目既然是以某一具体的事物为记述对象,其表现手法就不像综合性条目那样概括、抽象,而是以具体的事实和数据,给人以确切的信息依据。否则,条目的资料价值就会大大削弱。因此,单一条目的内容要素必须具体、周全。

单一性条目按其反映对象的不同,还可细分为单一记事条目、机构(团体)条目、会议条目、产品(成果)条目及人物条目,等等。

(1)单一记事条目。单一记事条目是指记述某一具体事物、事件,如一项工程、一次活动、一个自然现象的条目。它是单一性条目中最常见的一种,往往以其资料重要、信息新颖而引人注目,内容也较为精彩、生动,是年鉴资料每年“换血”的主体。单一记事条目的内容要素包括:事主、时间、地点、事情经过、原因和结果。

(2)会议条目。会议条目以具有检索意义的重要会议为反映对象,它在选材和内容要素等方面具有不同于一般记事条目的特点,会议条目的内容要素包括:会议名称、时间、地点、主办单位(主持人)、主要内容、效果或影响等。

会议条目一般要求避虚就实,突出一个“新”字。除交代会议名称、时间、地点、主办单位等基本情况外,重点介绍会议取得的实质性效果。例如,党政机关重要工作会议,着重记述会议研究讨论了哪些问题,作出什么重大部署,形成了哪些决议等。至于会议程序、场景、气氛等,则需从略。为了避免会议条目充斥年鉴和报道流于形式之弊,对部门、行业每年工作例会以及一些没有实际成效的会议,一般都不单独立目。

(3)机构(团体)条目。这类条目一般以年度内有重大影响的行政、企事业单位或团体为反映对象。值得设条反映的机构(团体)一般有两种情况:一是原来已经存在但年度内有重大变化发展的单位,一是年度内新成立的重要单位。条目反映的具体对象不同,其内容要素也有所不同。前者着重介绍其现状及发展情况,后者则需详细交代单位成立时间、批准机关、隶属关系、内部组织形式及主要职能或业务范围等。

(4)产品(成果)条目。这类条目着重记述年度内取得的重要新产品、新成果,或获得重大奖励的产品、成果等。其内容要素一般包括:产品(成果)名称、研制单位(个人)、完成时间、技术性能、质量特点、鉴定或获奖情况等。至于产品研制过程、目的、意义等则一概省去。某些产品需说明研制原理的,也只是扼要而谈,以免喧宾夺主。

(5)人物条目。年鉴对人物的记载大致有两种形式:一是分散在各部类中,以叙事为主,“因事及人”的条目;二是专设“人物”栏目,下设先进模范人物、新闻人物、逝世人物和历史人物等若干分目,以人名为条题,分别进行介绍。前者与单一记事条目无太大差别,后者类似人物小传,属于“以人系事”条目。

四、条目的撰写步骤

1.条目选题。年鉴选题是条目撰写的起点,也是最关键的一点。一年内发生的事情有很多,而年鉴中的条目数量有限,故立条不能面面俱到,要加以选择。年鉴对于条目的选题,有一个通用的标准,即以“大事、新事、特事、要事”来立条。“大”:指上年发生的重大事件,举办的重大活动,产生了重大影响的工作或举措等。“要”:指上年本系统、本单位、本部门做的主要工作,采取的主要措施,发生的主要变化。“新”:指上年发生的新情况、新事物、新成果、新经验、新问题。“特”:指上年发生的具有年度特点、地方特色或行业特殊性的事情,以及那些特别的事件,如重大事故、自然灾害等。

写作者要想选出优秀选题,不断推出优秀条目,必须对该门类年度工作有个全面、系统的了解,特别要注意把握本单位工作的全局,从众多的信息中筛选出本单位年度内在全区中有影响的大事、要事、新事、特事。另外,选题时视野要开阔,不能受所在单位、部门、行业的局限,要站在更高的层次上从全局考虑条目选题。有些选题,站在本部门看是大事,而站在全局、全区角度看就算不上是大事。撰稿人要有类似记者的新闻眼或信息眼,对信息潜在的价值作出准确的判断,发掘出有价值的条目选题。

2.资料搜集。俗话说:“手中有粮,心中不慌”。对于年鉴撰稿者来说,只要搜集了大量有价值的素材,加工整理、撰写成文就是水到渠成的事了。在年鉴资料的搜集过程中,要拓宽搜集年鉴资料信息的渠道,除要发挥行政手段,如通过工作总结、领导报告、单位网站、信息简报等搜集信息资料外,撰稿人还要做一个有心人,平时主动搜集获取报纸、电视、网络等新闻媒体的信息资料。资料搜集到手后,要经过鉴定和筛选,去伪存真,去粗取精,浓缩集中,进行加工、整理,去掉那些不真实准确的、只反映局部状况、事物表象的部分,保留那些确有价值的素材。对事情发生的时间、地点、单位、人名、数据等都要弄清楚,做到准确无误,从而为写作打下良好的基础。

条目材料的数量不能太少,以能够说明主题为宜。少则影响内容的完整性,造成主题资料残缺不全。如果条目正文只有十几字、几十字,就很难提供说明主题的基本事实或基本资料,条目也就不能成为名副其实的年鉴条目。因此强调条目正文短小精悍,要以条目内容要素完整为前提。至于那些对于主题来说是次要的,可有可无的材料,则尽力将其排除在条目内容之外,以减少水分。

这里特别要提醒的是,专题性条目和综合性条目在材料和数据选用上要防止重复。必要的重复要分层次、从不同角度记述,不造成简单重复。要防止单一性条目的内容直接从综述、概况中提炼、截取的做法。同时,要注意要素的统一,防止事实、数据前后不一,产生矛盾。

3.拟设标题。“综述”、“概况”均以“综述”、“概况”为标题,不再另设标题。年鉴条目的标题制作主要体现在专题性条目上。

条目的标题很重要,它在条目中起画龙点晴的作用,是条目内容的高度概括、主题的集中体现。因而如何在文字有限的标题中,将条目内容中最有价值、最吸引人的信息标出来,对撰稿人来说是必需的基本功。制作得当的条目标题,不但有很强的揭示性,而且能给读者提供具体的信息。如:【宁波国际金融服务中心落成试营业】、【和丰创意广场开园】、【宁波首座“四合一”社会教育综合大楼建成】、【推出“家院互融”新型养老服务模式】、【率先实施“五大和谐细胞”工程】、【创建“充分就业城区”】。标题应使用最能揭示内容基本特点的规范化语言。因此,对条目的命题一般有四条基本要求:①必须明晰、确切,采取直述式,采用最能揭示内容基本特征的一两个词(关键词或中心词),组成词组或短语,开门见山,使人一目了然。②务求精炼,不拖泥带水、含糊其词,不附加多余的修饰词语,更不能使用空泛、夸张之类的形容词。③标题通常用动宾短语,或主谓短语。不能用一句话中间加逗号,也不能像新闻标题那样富有宣传性、鼓动性。

4.撰写正文。按照事物发展逻辑和正常叙述规律来记述事物事件,不倒叙、插叙。写法直入直出。即开门见山,直叙其事,直奔主题,不拐弯抹角,不藏头露尾,不用或少用导语、铺垫、过渡文字,免除套话和不必要的结语。首先,条目一般以时间、主体(单位或个人)、地点、事件开头,直接切入主题,免除普通文章常见的戴帽式的套话。其次,承转过渡,不用铺陈。最后,事情述完,戛然而止,不穿靴子。

条目正文的信息含量要大。年鉴的质量如何,是由条目的有效信息含量决定的。应以最简练的文字、最简练的篇幅,让读者从中获取最多、最新的知识、信息和资料,切忌内容空洞无物。一定要有实实在在的内容,尽量压缩文字,去掉一切可有可无的字、词、句以至段落。

五、条目的撰写规范

1.格式。由标题、正文、署名三部分组成。条目标题顶格书写,并加粗,外加方头括号“【】”,后空一格接写正文。除“综述”和“概况”可分段书写外,其他条目不分段。条目作者在每个条目后署名,如几个相连的条目为同一个作者,在最后一个条目后署名。署名顶后格,加圆括号。

2.篇幅。条目按其篇幅大小,可分为长(800字左右)、中(500字左右)、短(300字左右)三类,以中、短条为主。“综述”一般控制在1500~2000字以内,“概况”一般控制在1000字以内。

3.排序。条目的排列要体现一定的逻辑顺序。同一分目的条目排序,可以按时间顺序排列,也可以分轻重主次排列,或分门别类排列。   

4.文体。年鉴的文体,基本采用两种文体。一是记事、记物、记人的记述文体,二是对事实和有关情况作介绍和解释的说明文体。它不同于文艺作品、工作总结、新闻报道和评论文章。它的特点是以说明和叙述为主,直陈其事,不加议论、抒情、描写,用简洁平实的语言记述浓缩的资料信息。我们的年鉴撰稿人大多是各部门写总结、写调研报告或理论文章的强手,加上年鉴资料大多来源于单位总结、信息简报等,在撰写年鉴条目时,往往会不由自主地出现与年鉴文体要求不相符的问题。为此,一定要牢牢把握住年鉴的文体特点,以保证年鉴的条目质量。

 

5.语言。(l)语言要准确。一是用词要恰当:年鉴语言必须字斟句酌,选用恰当的语言表述事物。二是逻辑要严密:语言要合乎逻辑,合乎现代汉语语言规范。三是资料要准确:年鉴语言所表述的资料、信息要翔实可靠,能够正确反映客观事物。

(2)语言要规范。要使用规范的现代汉语,忌用仅在行业内部通用的用语和简称。这里要特别强调两点:一是年鉴的立足点是第三人称,忌用第一人称“我区”、“我局”;二是在时间表述上,应明确说明年、月、日,不用“今年”、“前年”、“本月”、“上年”、“往年”等时间代名词,不用“近几年”、“最近”、“目前”、“现在”等模糊时间概念。

(3)语言要简洁。年鉴要求简明扼要,文约事丰,用尽可能少的语言表达尽可能多的内容。要力避空话、套话、大话和穿靴戴帽、冗长、拖拉等不含信息量的语言。要注意忌用以下几种句子:一忌总结句;二忌附加句;三忌“为了”句;四忌“了”字句;五忌 “已”字句。总之,一部质量较高的年鉴内容应该做到:“多一字繁,少一字残”,不允许出现冗词赘句,尽可能地挤掉水分。“清水出芙蓉,天然去雕饰”,是条目语言的最高境界,也是条目语言风格的基本特点。

(4)语言要明了。年鉴要多让事实和资料说话,少做一般性的评语和结论,用最直接的语言把信息传递给读者,不要把具体生动的语言变成抽象模糊的语言。不论是记述哪个部门、哪个行业的工作,年鉴撰稿人都应提供具体资料和数据来说明,避免单纯使用“有所改善”等模糊语言。

(5)语言要平实。年鉴用语要做到“立言得体”,落笔之时掌握分寸。切忌用宣传说教语言和文学语言;不能有溢美之词,要留有余地,不要说得太绝对化。对工作的成就、作出的贡献、发挥的作用,评价都要恰如其分,忌用感情色彩强烈的词语。

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